Grundlagen: Erste Schritte mit Elemente.ID

Willkommen bei Elemente.ID. Diese Seite führt Sie durch die ersten Schritte: Sie melden sich an, finden sich im Menü zurecht und verstehen das wichtigste Konzept der Plattform, nämlich den Zusammenhang von Element, Objekt und Protokoll.

Anmelden

Elemente.ID erreichen Sie über Ihren eigenen Workspace. Das ist die Internetadresse Ihres Unternehmens nach dem Muster ihr-unternehmen.app.elemente.id.

Die Anmeldung läuft in zwei Schritten.

Öffnen Sie app.elemente.id. Geben Sie den Namen Ihres Unternehmens ein. Die Plattform ergänzt automatisch den festen Zusatz .app.elemente.id und leitet Sie zu Ihrem Workspace weiter.
Auf der Seite Ihres Unternehmens melden Sie sich mit Ihrer E-Mail-Adresse und Ihrem Passwort an.

Screenshot: Anmeldeseite mit Eingabefeld für den Unternehmensnamen und festem Zusatz .app.elemente.id

Auf der Anmeldeseite Ihres Unternehmens stehen Ihnen zwei Wege offen:

E-Mail: der normale Zugang mit E-Mail-Adresse und Passwort. Wenn Sie möchten, setzen Sie ein Häkchen bei „Angemeldet bleiben”. Ihr Passwort setzen Sie über „Passwort vergessen?” zurück.
Objekt-ID: ein eingeschränkter Zugang zu genau einem Objekt, ohne vollen Account. Sie melden sich mit einer Objekt-ID und dem zugehörigen Passwort an und landen direkt auf der öffentlichen Seite dieses Objekts. Mehr dazu lesen Sie weiter unten im Abschnitt zu Objekten.

Screenshot: Anmeldemaske mit den beiden Reitern „E-Mail" und „Objekt-ID"

Hinweis: Sie können sich nur auf der Subdomain Ihres eigenen Unternehmens anmelden. Über den Link „Bei einem anderen Unternehmen anmelden” gelangen Sie zurück zur Startseite.

Nach dem Login landen Sie direkt auf der Liste „Elemente”. Es gibt keine gesonderte Startseite und kein Dashboard; die Plattform öffnet automatisch den ersten Bereich, der für Sie freigeschaltet ist, und das ist in aller Regel die Liste „Elemente”.

Orientierung im Menü

Nach der Anmeldung sehen Sie die Hauptnavigation Ihres Workspaces. Sie ist Ihr Ausgangspunkt für alle Bereiche. Welche Punkte Sie sehen, hängt davon ab, welche Funktionen für Ihr Unternehmen freigeschaltet sind.

Diese Menüpunkte stehen üblicherweise zur Verfügung:

Elemente: Ihre einzelnen, etikettierten Teile. Hier beginnt Ihre Arbeit meist.
Objekte: übergeordnete Einheiten, die mehrere Elemente bündeln.
Tickets: Anfragen und Vorgänge, die zu einem Element gehören.
Protokolle: dokumentierte Vorgänge und Prüfungen zu Ihren Elementen. Dieser Punkt erscheint nur, wenn die Protokoll-Funktion für Ihr Unternehmen freigeschaltet ist.
Artikel: Ihr Katalog an Produkt- und Stammdaten, die Sie Elementen zuordnen können.
Dokumente: Datei-Anhänge mit einem frei wählbaren Typ.
Kontakte: Personen- und Firmendaten.
Einstellungen: die Verwaltung Ihres Unternehmens.

Screenshot: Hauptnavigation mit den Menüpunkten Elemente, Objekte, Tickets, Protokolle, Artikel, Dokumente, Kontakte und Einstellungen

Unter Einstellungen finden Sie weitere Bereiche:

Mitarbeiter: die Benutzerkonten Ihres Unternehmens.
Firmenprofil: die Stammdaten Ihres Unternehmens.
Webseite: die öffentliche Seite und das Erscheinungsbild Ihres Unternehmens.
Rechnung: Ihre Abrechnungsdaten.
Optionen: zusätzliche, eigene Felder für Elemente, Objekte und Artikel.

Das zentrale Konzept: Element, Objekt und Protokoll

Dieser Teil ist der wichtigste. Wenn Sie diese drei Begriffe und ihren Zusammenhang verstehen, finden Sie sich in der gesamten Plattform zurecht.

Element

Das Element ist die zentrale Einheit von Elemente.ID. Es steht für ein einzelnes, physisches Teil, das mit einem QR-Code oder Label etikettiert ist. Jedes Element hat eine eindeutige Element-ID (Kennung mit dem Vorsatz ELID) und einen QR-Code, der auf die öffentliche Seite des Elements verweist.

An einem Element hängen alle Informationen, die zu diesem Teil gehören: Bezeichnung, Bilder, zugeordnete Artikel, Dokumente, Notizen, Tickets und Protokolle.

Objekt

Das Objekt ist die übergeordnete Sammeleinheit. Es bündelt mehrere Elemente, zum Beispiel alle Teile an einem Standort oder in einer Anlage. Jedes Objekt hat eine eigene Objekt-ID (Kennung mit dem Vorsatz OBJID).

Der Zusammenhang ist einfach:

Ein Objekt kann viele Elemente enthalten.
Ein Element ist genau einem Objekt zugeordnet, oder keinem.

Ein Objekt bündelt außerdem eigene Kontakte und Dokumente. Es hat ein eigenes Passwort für den Objekt-ID-Login. Damit erhält jemand, etwa vor Ort, gezielten Zugang zu genau diesem einen Objekt, ohne einen vollen Benutzer-Account zu benötigen.

Screenshot: Objekt-Ansicht mit der Liste der zugehörigen Elemente

Protokoll

Ein Protokoll ist ein dokumentierter Vorgang oder eine Prüfung an einem Element. Es hält fest, was wann an einem bestimmten Teil getan oder geprüft wurde. Protokolle gehören immer zu genau einem Element.

Damit Sie Protokolle nicht jedes Mal neu aufbauen müssen, gibt es Protokolldefinitionen. Eine Protokolldefinition ist eine Vorlage, also das Formular mit den Feldern, die ausgefüllt werden sollen. Aus dieser Vorlage entsteht ein konkretes Protokoll.

So hängen die Begriffe zusammen:

Die Protokolldefinition ist die wiederverwendbare Vorlage.
Das Protokoll ist eine einzelne, ausgefüllte Durchführung dieser Vorlage an einem Element. Es ist eine feste Momentaufnahme: Die Vorlage wird zum Zeitpunkt der Durchführung übernommen und im fertigen Protokoll festgehalten.

Pro Element können Sie festlegen, welche Protokolldefinitionen verfügbar sein sollen (Schalter „Auswahl der verfügbaren Protokolle einschränken” im Reiter Protokolle). Ist diese Einschränkung aktiv, sehen Sie in der Element-Liste unter „Protokolle” einen Abdeckungsgrad in der Form „erfüllt / zugewiesen”, also wie viele der zugewiesenen Definitionen bereits mit einem abgeschlossenen Protokoll erledigt sind. Ohne diese Einschränkung zeigt die Spalte stattdessen nur die Gesamtzahl der durchgeführten Protokolle.

Hinweis zu zwei Protokoll-Welten: In der Plattform kann es zwei Varianten geben, die getrennt angezeigt werden. „Protokolle” ist die aktuelle Variante, „Protokolle V1.0” ist die ältere. Wenn bei Ihnen beide erscheinen, meinen Sie in der Regel die aktuelle Variante „Protokolle”.

Screenshot: Reiter „Protokolle" eines Elements mit der Liste der Protokolle und dem Abdeckungsgrad

Alles zusammen in einem Bild

So greifen die drei Begriffe ineinander:

Ein Objekt bündelt mehrere Elemente.
Jedes Element ist ein physisches, mit QR-Code etikettiertes Teil.
An jedem Element führen Sie Protokolle durch, jeweils auf Basis einer Protokolldefinition.

Wenn ein Protokoll abgeschlossen wird, kann die Plattform automatisch eine E-Mail versenden, zum Beispiel an hinterlegte Empfänger der Vorlage und an die Benachrichtigungsadressen des übergeordneten Objekts.

Screenshot: Übersicht, die den Zusammenhang von Objekt, Elementen und Protokollen darstellt

Wie geht es weiter?

Sie kennen jetzt die Anmeldung, das Menü und die drei zentralen Begriffe. Ein guter nächster Schritt ist, ein erstes Element anzulegen. Wie das geht, lesen Sie auf der Hilfeseite Elemente erstellen.